Executive Summary
Makalah ini bertujuan untuk memberikan kontribusi pengetahuan dan penjelasan mengenai keuntungan dan kendala pelaksanaan ERP (Enterprise Resource Planning) pada PT.Agro Natural, yang merupakan salah satu distributor agrochemical yang ada di Indonesia.
Berdasarkan data dan keterangan yang diperoleh dari berbagai sumber, diketahui bahwa PT. Agro Natural memperoleh sejumlah keuntungan pada bagian distribusi setelah menerapkan ERP system. Keuntungan tersebut antara lain adalah semakin lancarnya proses bisnis dan membuatnya jadi lebih mudah, murah, cepat dan efisien; mengurangi biaya-biaya; pengambilan keputusan; meningkatkan etos kerja karyawan; meningkatkan jumlah penjualan; menambah daya saing perusahaan; mengurangi kecurangan dan biaya dengan menghapuskan aktivitas yang tidak memiliki diperlukan atau tidak menghasilkan nilai tambah.
Selain memperoleh keuntungan, PT. Agro Natural juga menghadapi kendala dalam menerapkan ERP system, yaitu: biaya yang tinggi; perangkat keras dan lunak merupakan bagian kecil dari total biaya; mengenai change management terkait proses pemeliharaan dan pengembangan serta pendamping pada saat proses penerapan ERP di PT. Agro Natural; resiko yang tinggi.
PT. Agro Natural memiliki cara tersendiri untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam penerapan ERP system. Salah satunya dengan menggunakan ERP jenis Oracle pada sistem distribusinya serta didukung oleh kebijaksanaan-kebijaksanaan lainnya. Hal ini sangat membantu PT. Agro Natural dalam meningkatkan kinerja bisnis dan aktivitas penjualan produknya.
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Persaingan di dunia bisnis semakin kompleks, perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan meningkatkan daya saingnya di pasar bisnis.
Namun pada kenyataannya sampai saat ini banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. Leon (2005) mengemukakan integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry (sebuah departemen fungsi memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan).
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.
Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain pertama, manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.
Kedua, manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.
Ketiga, manajemen kurang memahami proses implementasi e-business yang benar, manajemen tidak memberikan dukungan efektif terhadap implementasi e-business di perusahaannya sendiri disampaikan oleh Goenawan (konsultan praktisi implemenasi ERP) pada warta ekonomi tahun 2002.
Sedangkan penerapan berbagai solusi elektronik bisnis yang dikenal dengan istilah e-business di indonesia mulai berkembang sejak tahun 2002. Divisi keuangan merupakan bagian yang paling banyak terkait dengan aplikasi ini. Pertengahan tahun 2002 kalangan pengusaha Indonesia yakin bahwa menggunakan teknologi e-business dapat membenahi kinerja perusahaan, khususnya, yang terkait dengan upaya mengefisiensikan kinerja operasional perusahaan (warta ekonomi, 2002). Penelitian yang dilakukan oleh warta ekonomi memperlihatkan bahwa hampir 54,2% perusahaan yang menjadi responden sudah menerapkan berbagai aplikasi/solusi e-business diantaranya enterprise resources planning, supply chain management dan customer relationship management.
Dari riset yang sama, 31 dari 33 perusahaan sampel (93,9%) menyatakan bahwa departemen yang paling banyak terkait dengan aplikasi e-business adalah divisi keuangan. Posisi berikutnya ditempati masing-masing aplikasi untuk bidang pemasaran dan produksi. Hasil survey tersebut, juga menyebutkan industri manufaktur tercatat paling banyak menggunakan aplikasi/solusi e-business yakni sebesar 41,9 %. Perusahaan tidak ragu-ragu menyebutkan bahwa pemanfaatan solusi e-business dapat meningkatkan produktivitas perusahaan (26 dari 33 perusahaan atau 78,8% produktivitas meningkat).
Fan, et al. dalam Yahaya Yusuf, et al. (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.
Tahun 2003 pada warta ekonomi Herdiawan (2003) melaporkan bahwa sistem ERP telah diterapkan pada perusahaan manufaktur makanan yang mendapatkan kentungan yakni integrasi sistem di seluruh grup perusahaan; data informasi menjadi lebih lengkap, detail dan cepat; memudahkan direksi membuat analisis dan mengambil keputusan; proses usaha yang lebih sederhana; penghematan ongkos produksi; dan terakhir arus kas perusahaan yang lebih terkontrol.
Pada warta ekonomi yang dilaporkan oleh Herdiawan (2006) dengan melakukan wawancara terhadap salah satu praktisi perusahaan di Indonesia dengan jabatan wakil president direktur mengungkapkan nilai tambah ERP setelah diterapkan pada perusahaan tersebut yakni : mempermudah analisis dan pengambilan keputusan, proses bisnis dan sistem informasi menjadi terpadu, meningkatkan kontrol dan mempermudah proses perencanaan, penurunan inventori 40 %, peningkatan tingkat layanan pada pelanggan. Keunggulan-keunggulan ini dapat dicapai bila tahap-tahap implementasi ERP yang dilakukan telah berhasil. Untuk mencapai keberhasilan ERP ini maka perlu mengetahui faktor-faktor apa yang mempengaruhi keberhasilan implementasi dan kegagalan implementasi.
Teori yang disampaikan Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain : pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.
Penelitian yang melihat dari faktor kegagalan implementasi ERP antara lain Xue, et al. (2005) mengatakan bahwa budaya organisasi, lingkungan organisasi, faktor teknis merupakan faktor kegagalan implementasi ERP. Penelitian ini dilakukan pada 5 perusahaan di Cina yakni perusahaan kosmetik, parmasi, elektronik, furniture, pertambangan. Hasil survey Robbin-Giowa di perusahaan Amerika pada tahun 2001 didapatkan hanya 51 % yang mengalami kegagalan implementasi ERP (IT Cortex, 2003), berbeda dengan di Cina yang diperkirakan tingkat keberhasilan implementasi ERP sebesar 10 % yang disampaikan oleh Zhang et al. 2003. Griffith et al., (1999) melaporkan bahwa tiga per empat proyek ERP telah dipastikan akan gagal dalam implementasi di perusahaan. Olhager dan Selldin (2003) menyatakan bahwa 83,6 % perusahaan di Swedia mengimplementasikan ERP, 9 % sedang implementasi dan 11 % sama sekali tidak berencana untuk implementasi ERP berdasarkan hasil survey terhadap 158 perusahaan.
Menurut Gillooly (1998) dalam penelitian Gargeya (2005), 70 % dari seluruh proyek ERP gagal diimplementasikan secara sepenuhnya, bahkan setelah 3 tahun. Dan tidak dapat ditemukan satu orang pun untuk disalahkan akibat kegagalan implementasi tersebut. Secara umum, terdapat 2 level kegagalan yaitu : kegagalan yang menyeluruh serta kegagalan sebagian. Dalam suatu kegagalan yang menyeluruh, proyek mungkin dihentikan sejak awal implementasi atau gagal dalam proses implementasi sehingga perusahaan mengalami dampak signifikan terhadap keuangannya secara jangka panjang. Sedangkan dalam kegagalan sebagian, implementasi ERP dapat memberikan pengaruh yang mengganggu kegiatan operasional sehari-hari. Dalam kasus yang sama, sebuah penerapan ERP yang sukses juga dapat menjadi sukses secara keseluruhan, segala sesuatu berjalan dengan baik tanpa adanya hentakan atau gangguan atau dalam implementasi terjadi beberapa masalah dalam keselarasan, namun hanya mengakibatkan sedikit ketidak nyamanan atau downtime.
Penelitian Huang dan Palvia (2001) mengajukan 10 faktor mengenai implementasi ERP dengan membandingkan negara berkembang dengan negara maju. Mereka juga menambahkan bahwa, kematangan teknologi informasi, budaya komputer, ukuran bisnis, proses bisnis, pengalaman re-engineering, dan komitmen manajemen adalah faktor yang mempengaruhi level organisasi. Namun Huang dan Palvia (2001) tidak mengkategorikan faktor-faktor mana yang berkontribusi terhadap kesuksesan maupun kegagalan.
Penerapan teknologi ERP pada organisasi umumnya dipandang sebagai suatu hal yang sangat sulit dan kompleks sehingga menyebabkan manajemen puncak dan user enggan untuk mengimplementasikannya. Fenomena yang menarik saat implementasi ERP di organisasi, bahwa keberhasilan ditentukan oleh key user (tim implementasi proyek) yang didukung oleh manajemen puncak dan user. Penelitian yang dilakukan oleh Jen Her Wu dan Yu Min Wang (2007) mengungkapkan produk ERP, layanan konsultan dan kontraktor, pengetahuan dan perbaikan merupakan faktor sukses implementasi ERP yang diukur dalam menentukan kepuasan key user. Peneliti ini menganjurkan untuk melakukan penelitian lebih lanjut terhadap pengaruh key user dalam mencapai keberhasilan implementasi ERP.
Berdasarkan penjelasan diatas banyak perusahaan yang ingin menerapkan ERP, namun perusahaan masih kesulitan untuk mengetahui cara implementasi yang efektif, terutama pada efektifitas tim proyek yang akan mengerjakan proyek implementasi. Semakin lama implementasi ERP akan berakibat pada peningkatan biaya yang relatif besar bagi perusahaan. Dalam implementasinya, pada program ERP terdapat dua tipe pengguna yaitu key user dan end user. Key user dipilih dari departemen yang terkait pada operasinya, biasanya selalu berhubungan dengan business process dan memiliki pengetahuan lebih di area kerjanya dan umumnya manager departemen. Key user akan mengembangkan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan pada sistem akhir yang diperlukan oleh end user. Sebagai tambahan, key user juga akan melakukan spesialisasi pada bagian-bagian sistem ERP dan berlaku sebagai pelatih, pendidik, advisors, help-desk resources, dan sebagai agen untuk end user. Berlawanan dengan key users, end users adalah users akhir dari ERP sistem. End user hanya memiliki spesifikasi pengetahuan dari parts pada sistem yang perlu end user kerjakan. Dengan demikian, peran key users sangat penting untuk keberhasilan sistem akhir.
Secara keseluruhan proses penggunaan dan adopsi sistem ERP oleh pengguna di dalam perusahaan merupakan tanggung jawab beberapa orang yang dimasukkan dalam key user (team project), dan mereka berada di bawah seorang proyek manajer, serta mereka harus paham tentang ERP dan bisnis proses perusahaan. Beberapa langkah proses implementasi ERP pada perusahaan adalah sebagai berikut : Manajemen organisasi perusahaan memilih dan menetapkan beberapa orang yang bertanggung jawab penuh terhadap persiapan dan penyelesaian ERP dengan arahan manajemen perusahaan yang disebut dengan key user. Kelompok key user dibentuk dan ditugaskan untuk memperkirakan potensi penggunaan suatu ERP, dalam menilai keberhasilan implementasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Key user harus membantu untuk menentukan konsultan yang sesuai dan bekerjasama dengan mereka dalam mencari kebutuhan-kebutuhan yang lain dalam mempersiapkan implementasi ERP.
Dalam tahap implementasi bahwa konsultan berada dalam arahan key user, sebab sistem merupakan sebuah paket konfigurasi sistem informasi. Customization biasanya melibatkan hubungan yang kuat antara key user, dan consultan. Key user menyesuaikan bisnis proses yang ada pada perusahaan dengan melakukan customization software ERP dan mengarahkan end user untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan sistem ERP. Proses implementasi ERP dikatakan berakhir bila keluaran data-data dari hasil proses ERP dapat digunakan oleh perusahaan, serta end user sudah dapat mengerti dan memahami fungsinya masing-masing. Secara umum yang yang terlihat langsung dalam implementasi proses ERP adalah key user.
Setelah sistem ERP diterapkan maka key user melakukan pelatihan terhadap end user. Key user dan end user terlibat langsung dengan sistem ERP. End user adalah individu yang menggunakan program ERPsesuai arahan dari key user. Sikap key user dan end user sebagai karyawan dalam perusahaan dipengaruhi oleh kondisi budaya perusahaan dalam mencapai keberhasilan implementasi ERP yang dikemukakan oleh Jones, et al. (2006).
Berdasarkan penjelasan yang telah dikemukakan pada kondisi nyata dan teoritis maka masalah utama dalam ERP adalah timbulnya research gap tentang kunci sukses penerapan ERP yang dapat membingungkan bagi perusahaan pemakai/calon pemakai, sementara ERP yang secara teoritis dapat meningkatkan kecepatan, ketepatan dan kecermatan informasi sangat dibutuhkan pada era global. Fenomena yang mendukung masalah dapat diringkas sebagai berikut :
1. ERP mempunyai benefit yang besar bagi perusahaan.
2. Adanya implementasi ERP yang sukses dan gagal sehingga dapat memberi kebimbangan bagi perusahaan khususnya key user sebagai penanggung jawab implementasi.
3. Adanya perbedaan variabel-variabel implementasi penyebab sukses dan gagal.
4. Sejak tahun 2002 banyaknya pertumbuhan perusahaan di Indonesia yang menggunakan pengelolaan sumber daya perusahaan didukung oleh teknologi informasi yang disebut ERP.
5. Beberapa penelitian menyebutkan bahwa key user adalah penentu keberhasilan implementasi ERP terhadap kinerja perusahaan dan belum ada penelitian di Indonesia yang membuktikan peranan key user. Sampai saat ini sepengetahuan peneliti bahwa di Indonesia belum ada penelitian terhadap implementasi teknologi ERP (Enterprise Resources Planning).
Perumusan Masalah
Berdasarkan pada uraian latar belakang penelitian di atas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Apakah “komitmen manajemen organisasi perusahaan” memberi berpengaruh implementasi yang cepat terhadap “efektivitas key user team ERP project” pada implementasi teknologi ERP.
2. Apakah “Knowledge Sharing in Culture Organization” akan berpengaruh dalam memberi kondisi yang sesuai untuk meningkatkan “efektivitas key user team ERP project” pada implementasi teknologi ERP.
3. Apakah “efektivitas key user team ERP project” berpengaruh mempercepat proses “desain proses implementasi yang efektif” pada implementasi teknologi ERP.
4. Apakah “efektivitas key user team ERP project” berpengaruh secara nyata pada “strong of product ERP” implementasi teknologi ERP.
5. Apakah “efektivitas key user team ERP project” berpengaruh dalam persiapan “data management” yang cepat, tepat dan akurat bagi manajemen perusahaan saat implementasi teknologi ERP.
6. Apakah persiapan dan percepatan “data management” memberi pengaruh pada “strong of product ERP” pada implementasi teknologi ERP.
7. Apakah “desain proses implementasi yang efektif” memberi pengaruh pada “strong of product ERP” pada implementasi teknologi ERP.
8. Apakah “data management” dapat menyediakan data yang cepat, tepat dan akurat mengenai kondisi perusahaan sehingga memudahkan manajemen mengambil keputusan dan berpengaruh terhadap “kinerja perusahaan” pada implementasi teknologi ERP.
9. Apakah “desain proses implementasi yang efektif” dapat mengurangi aktifitas-aktifitas pada perusahaan dan mempengaruhi “kinerja perusahaan” secara signifikan pada saat implementasi teknologi ERP.
10. Apakah “strong of product ERP” memberikan benefit yang nyata dan berpengaruh signifikan terhadap “kinerja perusahaan” pada implementasi teknologi ERP.
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian ERP (Enterprice Resource Planning)
ERP (Enterprice Resource Planning) adalah suatu cross-functional atau sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa guna mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis di dalam pabrik, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia. Implementasi ERP merupakan investasi dan juga tulang punggung perusahaan guna meningkatkan efisiensi kinerja serta mengembangkan bisnis. Pada prinsipnya dengan sistem ERP, sebuah industri atau perusahaan dapat berjalan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien, seperti biaya inventory maupun biaya kerugian akibat kesalahan teknis.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), yaitu merupakan hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan, pengapalan, dan akunting perusahaan. Artinya bahwa sistem ini kemudian akan membantu mengontrol seluruh aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Pendekatan pada sistem ERP dalam aplikasi bisnis pembelian dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu: Pertama, modul ERP terintegrasi, terutama pada suatu definisi umum dan database umum. Suatu transaksi diproses di dalam satu area, seperti penerimaan pesanan, dampak transaksi ini dengan seketika dapat dicerminkan di dalam semua area lain yang berhubungan, seperti agenda produksi akuntansi, suatu pembelian. Kedua, modul ERP telah dirancang untuk mencerminkan cara tertentu dalam melakukan suatu satuan proses bisnis tertentu.
Sistem ERP didasarkan pada suatu pandangan terhadap nilai bisnis, dimana departemen fungsional yang mengkoordinir pekerjaan mereka. Untuk menerapkan suatu sistem ERP, selanjutnya, suatu perusahaan mengubah proses bisnisnya. Jika perusahaan membeli suatu sistem ERP, perusahaan harus mengubah prosesnya agar dapat sesuai dengan paket software yang digunakan. Perusahaan menyesuaikan diri dengan paket software ERP dan sebaliknya. Tujuan ERP system adalah memberikan satu aplikasi tunggal yang bekerja secara terintegrasi yang meliputi berbagai divisi dalam perusahaan, seperti planning, marketing, manufacturing, sales, finance, purchasing, Human Resource.
Keuntungan Implementasi ERP
Keuntungan implementasi ERP bagi PT. Agro Natural adalah:
• ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya jadi lebih mudah, murah, cepat dan efisien.
• Mengurangi biaya-biaya berupa penghematan biaya operasional PT. Agro Natural. Hal ini disebabkan karena sistem ERP sudah didesain sedemikian rupa sehingga dapat mengurangi dan menghilangkan duplikasi data.
• Pengambilan keputusan, Sistem ERP yang merupakan sistem yang mengintegrasikan seluruh data dan informasi sangat membantu PT. Agro Natural dalam pengambilan keputusan, terutama apabila akan muncul masalah dalam PT. Agro Natural maka dengan cepat mereka dapat mengetahuinya dan segera mencari dan mengambil keputusan guna memecahkan masalah tersebut.
• Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
• Meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP ini membantu dalam keluar masuknya arus barang.
• Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu dalam distribusi produk Agro Natural dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.
• Mengurangi kecurangan dan biaya dengan menghapuskan aktifitas yang tidak memiliki nilai tambah.
Manfaat yang diperoleh PT. Agro Natural dengan penerapan ERP sistem dalam proses bisnisnya antara lain:
Kecepatan informasi lebih dari satu bagian ke bagian lain serta mampu menambah jam kerja. Contohnya:
a. Keberhasilan dalam memengkas lama barang di gudang dari 180 hari menjadi 110 hari. Seperti pada saat ada perubahan inventory sehingga tidah terjadi over stock (terhentinya kegiatan oprasional atau produksi perusahaan)
b. Laporan konsolidasi bulanan yang tadinya telat 10 hari, kini dapat dilaporkan tiap tanggal 4 (sebelumnya selesai pada tanggal 12 atau 15 pada bulan berikutnya). Artinya bahwa pihak manajemen mendapatkan informasi yang lebih cepat dan dapat mengetahui naik turunnya suatu produk secara detail.
Meningkatkan kepuasan konsumen
Kebutuhan informasi antar kantor cabang PT.Agro Natural sudah online. Dari segi keuangan, tiap-tiap divisi atau bisnis unit yang ada tidak perlu menunggu lama untuk memperoleh memo dari bagian keuangan. Hal ini karena proses approval yang langsung dapat dicek oleh pimpinan via jaringan elektronik.
Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan obat / agrochemical.
Kendala Implementasi ERP
Dalam menjalankan bisnisnya, PT Kalbe menemui beberapa kendala terutama dalam penerapan ERP. Kendala yang ditemui PT. Agro Natural dalam implementasi ERP, yakni:
1. Biaya yang tinggi
Biaya implementasi ERP yang sangat bervariasi dari ribuan dollar hingga jutaan dollar, serta biaya Business Process Re-engineering yang sangat tinggi.
2. Perangkat keras dan lunak merupakan bagian kecil dari total biaya.
Manajemen PT. Agro Natural menganggarkan US$500.000 untuk sistem dan Rp. 2-3 Milyar untuk perangkat keras. Ini ditujukan agar keuntungan yang akan diperoleh semakin tinggi.
3. Tahun 2011 manajemen PT. Agro Natural masih dalam proses melakukan konsolidasi internal dan masih dalam proses pengintegrasian setelah merger dengan Multi Alam Sejahtera dan Mestika Karunia Utama.
4. Mengenai change management terkait proses pemeliharaan dan pengembangan serta pendamping pada saat proses penerapan ERP di PT. Agro Natural.
5. Resiko yang tinggi
Jika terjadi kegagalan dalam implementasi ERP maka akan menimbulkan resiko yang sangat tinggi yang kemudian akan membahayakan bahkan membunuh bisnis yang bersangkutan.
Cara yang dilakukan PT. Agro Natural dalam menyikapi kendala-kendala yang dihadapi adalah:
1. Melakukan Risk Assesment dengan melakukan pemetaan titik-titik yang dianggap rawan jika terjadi suatu musibah.
2. Membangun sebuah Disaster Recovery Center untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak diinginkan seperti kebakaran maupun gempa bumi atau lainnya yang dimana sebelumnya telah dilakukan kegiatan risk assesment untuk memlih lokasi yang tepat. PT. Agro Natural menggunakan Key Perfomance Indikator untuk menilai kinerja para vendor yang pengukurannya didasarkan atas 5 parameter, yaitu right delivery, right quality, right quantity, right price dan right service.
Definisi dan Perkembangan Teknologi ERP
a. Tahun 1960an—komputer generasi awal, sistem titik pemesanan ulang (ROP) dan perencanaan kebutuhan bahan awal (MRP).
b. Tahun 1970an—MRP serta perkembangan hardware dan software.
c. Tahun 1980an—MRP II
d. Tahun 1990an—MRP II dan Sistem ERP awal
e. Tahun 2000an—konsolidasi pabrikan software
Keuntungan Enterprise Resources Planning Bagi Perusahaan.
Mempergunakan sebuah sistem ERP dapat memberikan banyak keuntungan, baik langsung maupun tidak langsung. Fan, et al dalam Yahaya Yusuf, et al (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan.
Menurut Leon (2005) yang hampir sama dengan Fan, et al menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan yakni : Pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.
Peranan “Top Management Commitment” Terhadap “Effective (Key User)
Project Tim ERP” Pada Implementasi Teknologi ERP.
Penelitian sebelumnya telah mendapatkan pengaruh positif top management terhadap key user, serta key user berpengaruh terhadap kinerja organisasi perusahaan yakni Bradford & Florin (2003). Menurut Umble et al. (2003) melakukan eksplorasi tentang langkah-langkah implementasi ERP, dimana tim proyek dapat memahami vision top management dalam implementasi ERP, sedangkan top management mendukung tim proyek. Zhang et al. (2005) mengemukakan bahwa top management support berpengaruh positif terhadap user satisfaction dan individual impact.
Peranan “Knowledge Sharing in Culture Organization” Terhadap
“Effective (Key User) Project Tim ERP” Pada Implementasi Teknologi ERP.
Penelitan Jones et al. (2005) mengemukakan bahwa organization culture berpengaruh positif terhadap proyek tim ERP dalam wadah knowledge sharing. Xue et al. (2005) berpendapat bahwa culture organization berpengaruh positif terhadap kegagalan ERP, dan secara implisit dijelaskan bahwa dalam implementasi ERP dilakukan oleh tim proyek bersama-sama management perusahaan. Sedangkan Mashari et al. (2003) menyatakan bahwa culture and structural change organization mempunyai pengaruh positif terhadap proyek tim. Komitmen pembelajaran di organisasi perusahaan yang disebut dengan group cohesian berpengaruh positif terhadap kesuksesan implementasi ERP, karena adanya proses pembelajaran antara karyawan dalam perusahaan termasuk key user.
Peranan “Effective (Key User) Project Tim ERP” Terhadap “Desain Proses Implementasi yang Efektif” Pada Implementasi Teknologi ERP.
Bradford & Florin (2003) mengemukakan bahwa businees process re-engineering tidak mempunyai pengaruh terhadap key user, sedangkan menurut Zhang et al. (2005) bahwa businees process re-engineering berpengaruh positif terhadap user satisfaction dan individual impact. Pernyataan kedua peneliti sebelumnya berbeda mengenai pengaruh businees process re-engineering terhadap key user, sehingga peneliti mencoba apakah ada pengaruh negatif antara key user terhadap businees process re-engineering.
Peranan “Effective (Key User) Project Tim ERP” Terhadap
“Strong of Technology ERP” Pada Implementasi Teknologi ERP.
Wu & Wang (2007) mengemukakan bahwa key user satisfaction mempunyai pengaruh signifikan terhadap technology product ERP. Zhang et al. (2005) menyatakan bahwa ERP software suitability berpengaruh positif terhadap user satisfaction dan individual impact, hal ini bertentangan dengan pendapat Wu & Wang. Sedangkan menurut Bradford & Florin (2003) berbeda dari kedua peneliti yakni bahwa tidak ada pengaruh technical compatibility technology ERP terhadap key user. Peneliti ingin mengetahui apakah ada pengaruh “(key user) project tim ERP” terhadap “strong of technology ERP” pada implementasi teknologi ERP.
Peranan “Effective (Key User) Project Tim ERP” Terhadap
“Data Management” Pada Implementasi Teknologi ERP.
Umble et al. (2003) mengemukakan bahwa data accuracy secara mutlak dibutuhkan pada system ERP, karena kebenaran data dan akurasi data adalah mutlak dibutuhkan oleh tim proyek sebagai tanggung jawab kepada top management.
Peranan “Desain Proses Implementasi yang Efektif” Terhadap
“Strong of Technology ERP” Pada Implementasi Teknologi ERP.
Rajagopal (2002) menyatakan bahwa Businees process re-engineering (BPR) saling berpengaruh terhadap penggunaan technology ERP, merupakan salah satu hubungan variable pada future research model implementasi ERP.
Peranan “Data Management” Terhadap “Strong of Technology ERP”
Pada Implementasi Teknologi ERP.
Xue et al.(2005) menyatakan bahwa report & tabel data mempunyai pengaruh positif terhadap technical issue technology ERP.
Peranan “Desain Proses Implementasi yang Efektif” Terhadap
“Enterprise Performance” Pada Implementasi Teknologi ERP.
Bradford & Florin (2003) mengemukakan bahwa businees process re-engineering tidak berpengaruh terhadap kinerja perusahaan. Berbeda dengan Sun et al. (2005) bahwa design process berpengaruh positif terhadap pencapaian kinerja perusahaan. Sedangkan menurut Hong & Kim (2002) bahwa process fit berpengaruh positif terhadap pencapaian kinerja perusahaan.
Peranan “Strong of Technology ERP” Terhadap
“Enterprise Performance” Pada Implementasi Teknologi ERP.
Bradford & Florin (2003) mengemukakan bahwa technical compability technology ERP tidak berpengaruh terhadap organizational performance. Tahun 2005, menurut Sun et al bahwa technology ERP berpengaruh positif terhadap pencapaian kinerja perusahaan. Pendapat Sun et al (2005) diperkuat oleh penelitian yang dikemukakan oleh Zhang et al. (2005) bahwa ERP software suitability berpengaruh positif terhadap business performance improvement.
Peranan “Data Management” Terhadap “Enterprise Performance”
Pada Implementasi Teknologi ERP
Sun et al. (2005) menyatakan bahwa ERP data berpengaruh positif terhadap pencapaian kinerja perusahaan. Pada tahun yang sama penelitian yang dilakukan oleh Xue et al menyatakan bahwa report & tabel data berpengaruh positif terhadap kegagalan ERP di china. Penelitian yang dilakukan oleh Hong & Kim (2002) menyatakan bahwa data fit berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan.
Kerangka Konseptual
Kinerja perusahaan dapat ditingkatkan dengan keberhasilan implementasi teknologi enterprise resources planning, dimana ERP ditentukan oleh tim proyek atau disebut sebagai key user, dimana key user ini dipengaruhi juga oleh komitmen top management perusahaan dan budaya perusahaan.
Definisi Operasional
a. Top Management Organization
Implementasi sukses memerlukan kepemimpinan yang kuat, komitmen dan partisipasi top management. Ketika level eksekutif perusahaan membentuk key user project tim ERP, mereka memberikan analisa dan pemikiran tentang bisnis proses. Indikator yang akan diukur pada top management organisasi yakni pelatihan, pendidikan, tujuan implementasi, dukungan biaya, role & responsibility yang dikemukakan oleh Cantu (1999), Kumar (2003) dan Sun et al.(2005).
b. Knowledge Sharing in Culture Organization
Perusahaan menciptakan sebuah wadah untuk berbagi pengetahuan tentang product, best practice, rangkaian bisnis dan proyek ERP. Hal ini diperlukan agar orang-orang yang bertanggung jawab pada proyek ini (key user) mengetahui dan memahami tentang proses integrasi bisnis proses pada seluruh bagian dan fungsinya pada perusahaan. Indikator yang akan diukur budaya berorientasi untuk berubah, budaya dalam pengendalian, koordinasi dan tanggung jawab, budaya berorientasi untuk berkolaborasi, budaya yang berdasarkan pada kebenaran dan rasional, budaya yang memberi motivasi, budaya yang berorientasi terhadap kerja, budaya yang berorientasi terhadap fokus, budaya yang berfokus pada jangka panjang menurut Jones et al. (2006).
c. Effective Key User Project Tim ERP
Tim implementasi merupakan hal penting karena mereka yang bertanggung jawab untuk membuat bisnis proses, detil proyek dan perencanaan proyek. Indikator yang akan diukur pada key user project tim ERP yakni karakteristik group dan individual menurut Legare (2002) yakni pengetahuan, kemampuan teori, motivasi, tujuan, aturan perusahaan, keanekaragaman tim, dan pemecahan masalah.
d. Effective Design Procesess Implementation ERP
Proses implementasi yang efektif akan memberikan dampak secara langsung terhadap kinerja perusahaan yakni pemakaian sumber daya yang efektif dan dapat mengidentifikasi aktifitas bisnis proses yang tidak sesuai. Pada saat proses implementasi, ditetapkan bisnis proses, redesign business process dan cara menjalankan ERP. Menurut umble et al. (2003) dilakukan langkah-langkah implementasi ERP yang sekaligus sebagai indikatornya yakni : expert choice ERP, review the pre-implementation, install & test new hardware, install the software, system training, authorization dan customization.
e. Strong of Product ERP
Teknologi informasi mendukung sistem di dalam perusahaan untuk menjadi efektif, serta teknologi tersebut mampu digunakan oleh pengguna di dalam perusahaan. Teknologi ERP dengan menggunakan hardware, software, integrasi data, interface system dan system management. Dari teknologi yang ada dan didukung oleh data management maka akan dihasilkan keunggulan dari product ERP. Indikator yang digunakan adalah keunggulan product ERP ini adalah : accuracy, reliability, response time, completeness, system stability, auditing and control, system integerity.
f. Data Management ERP
Data yang dibutuhkan pada proses implementasi ERP dan data apa yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan agar memudahkan dalam mengambil suatu keputusan. Indikator terhadap data management ERP adalah master files, transactional files, structure data, maintenance data, integerity data, report data dan tabel data.
g. Enterprise’s Performance
Mempergunakan sebuah sistem ERP dapat memberikan banyak keuntungan, baik langsung maupun tidak langsung. Fan, et al. dalam Yahaya Yusuf, et al. (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan.
Menurut Alexis Leon (2005) yang hampir sama dengan Fan, et al. menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan yakni : Pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.
Contoh Implementasi ERP
PT. Agro Natural memiliki 10 kantor cabang di dalam negeri dan 2 kantor pemasaran di luar negeri, sehingga mereka memutuskan untuk menggunakan ERP dalam proses bisnis yang salah satunya adalah dalam distribusi. Agro Natural sangat menyadari pentingnya kegiatan riset dan pengembangan agrochemical. Hal ini dilakukan guna menghasilkan produk over the counter (seperti glifosat) dan produk ethical (seperti floroksipir, brodifakum). Untuk meningkatkan pertumbuhan dan mempertahankan pangsa pasar produk over-the-counter, Agro Natural mengadakan promosi secara insentif, baik melalui media elektronik, media cetak, sponsorship, maupun pengadaan kumpul petani. Sedangkan untuk produk ethical, Agro Natural mengambil langkah promosi yaitu melakukan pendekatan langsung ke perkebunan dan masyarakat melalui 3 program, yaitu:
• Scientific program, yaitu merupakan pendekatan ke agronomis dengan cara menerbitkan bulletin pertanian ”Agro-letin” dan mengadakan seminar-seminar untuk memperkenalkan manfaat dan hasil uji efikasi produk-produk yang dihasilkan.
• Public promotion, adalah pendekatan promosi ke masyarakat dengan menyediakan website dan hotline service yang dapat diakses oleh siapa saja yang ingin mengetahui manfaat dari obat herbisida yang dihasilkan.
• Promotainment, merupakan promosi dalam bentuk gathering yang ditujukan untuk mempertemukan agronomis dengan masyarakat. Contohnya dengan melakukan kegiatan penyuluhan antara agronomis dengan pasien-pasiennya, atau melakukan pertemuan antara sesama petani.
Dalam menjalankan operasi bisnisnya tepatnya di bidang distribusi, melalui anak perusahaan PT. Agro Natural menggunakan sistem inti yaitu Oracle, dengan alasan bahwa Oracle lebih cocok untuk digunakan dalam kegiatan bisnis terutama distribusi. Salah satu manfaat yang diperoleh adalah ERP dapat membantu kegiatan pendistribusian untuk mengkalkulasi kebutuhan cabang-cabang. Untuk mendukung dan meningkatkan kinerja tim penjualannya, perusahaan ini membekali para salesmannya dengan Personal Digital Assistance (PDA). Tujuannya agar perusahaan dapat dengan cepat mengetahui order barang, sehingga kebutuhan akan barang dapat langsung terpenuhi.
Nilai Bisnis Implementasi ERP
ERP memiliki nilai bisnis (value added) yang tinggi bagi PT. Agro Natural, yaitu:
Dapat mengintegrasikan berbagai informasi yang ada menjadi suatu struktur tunggal.
Informasi yang terintegrasi menjadi struktur yang tunggal tersebut dapat mengurangi biaya informasi yang dikeluarkan Agro Natural dan mendukung pelaksanaan operasi yang lebih efisien.
ERP dapat mengolah data secara akurat dan cepat sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan bisnis.
Teori yang berkaitan dengan penelitian yang akan dibahas, yaitu teori yang berkaitan dengan perkembangan ERP, peningkatan kinerja perusahaan setelah implementasi ERP, kepuasan key user dalam maintenance data dan proses implementasi ERP perusahaan, kepuasan key user dalam memanfaatkan teknologi ERP, peranan manajemen organisasi perusahaan terhadap kepuasan key user, pernanan budaya perusahaan terhadap kepuasan key user.
Jhonson Sahlan